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les bons plans du spectacle vivant

dans le Grand-Est et ailleurs

Avoir un projet artistique, le mettre sur les planches, choisir les bons artistes, la bonne lumière, les costumes, les décors… Des métiers à part entière qui demandent de la passion, du temps mais aussi des moyens financiers que la majorité des structures n’ont pas. Des entreprises, des associations, des collectivités ou même des bénévoles créent des outils pour faciliter ou accompagner vos projets. Nous avons regroupé ici quelques dispositifs, logiciels ou sites qui pourraient vous être utiles dans la gestion quotidienne de votre association.

 N’hésitez pas à partager en commentaire vos outils indispensables. Bonne lecture !

Bons plans du spectacle vivant

Créer et gérer son association

Structurer juridiquement une compagnie, un collectif ou un groupe n’est pas obligatoire en soit, mais il facilite grandement les choses lorsqu’il s’agit de rentrer ou de sortir de l’argent. Et s’il est possible de créer des compagnies sur des structures juridiques telles que les EURL, SARL, SCOP, SCIC ou des microentreprises, nous avons choisi de présenter ici la gestion des associations : le choix le plus commun et bien souvent le plus simple. Attention cependant, le choix de l’association n’est pas toujours stratégique. Nous vous conseillons d’ailleurs la lecture de la rubrique Droit et pratique de l’ARTCENA et notamment l’article Le choix d’une structure juridique.

  L’officiel : associations.gouv.fr 

Démarrons cette liste avec le site du Gouvernement et du Haut Conseil à la Vie Associative. Vous y trouverez, toutes les actualités officielles, les démarches en ligne et de la documentation. Vous y trouverez notamment un kit asso avec “toutes les informations ainsi que les documents et modèles utiles pour créer et administrer une association”.

  Le pratique : Le mouvement associatif

On connaît les difficultés à trouver les informations que l’on recherche ou le doute quant aux décisions officielles à prendre. Le Mouvement associatif, et leurs antennes en région, publient des guides clairs et précis sur tous les sujets en lien avec les associations (chiffres clés, mécénat, comptabilité, communication…). On vous conseille d’ailleurs de vous inscrire à leur newsletter !

  Le coup d’pouce : Hello Asso

Plus spécifique, HelloAsso vous aide à organiser vos ventes (billetterie, adhésions ou encore appel aux dons) et tout ça (presque) gratuitement. Leur modèle économique repose sur la contribution volontaire, on ne peut que vous conseiller de contribuer à enrichir les mises à jour du site et des applications. Aujourd’hui pour la billetterie par exemple, outre la vente des billets sur une page web personnalisable, HelloAsso permet de personnaliser le ticket, de le dématérialiser, de contrôler les billets grâce à une application (jusqu’à 10 utilisateurs en même temps avec ou sans connexion) et enfin un suivi des ventes avec des informations ciblées pour une communication encore plus efficace !

Se former, s'informer

On l’a dit, créer un bon spectacle ne suffit malheureusement pas à le diffuser au plus grand nombre. De nombreuses étapes sont nécessaires avant et après la création pour le rendre visible aux publics. Parfois ces étapes sont bien éloignées des démarches artistiques et demandent beaucoup de temps et de connaissances. Alors, quand on ne peut pas s’entourer de personnes avec ces compétences, on se forme soi-même et à moindre coût si possible ! 

  Les Agences culturelles régionales 

Le Conseil régional, à travers l’Agence culturelle Grand Est, accompagne les porteurs de projets culturels et artistiques. Les conseillers sont à l’écoute de vos problématiques et organisent régulièrement des sessions de formation.

  En Alsace, Info Conseil Culture 

Dans la même logique d’accompagnement, Info Conseil Culture vous accompagne et organise des sessions d’informations collectives

  Les Maisons des Associations 

Plus généralement, les Maisons des associations peuvent organiser des journées d’informations. Bien sûr, la fréquence de celles-ci varie en fonction de la taille de la ville et des partenariats réalisés. Trouvez la maison des associations la plus proche de votre siège.

  Les plateformes de formation en ligne

Les sujets sont larges et peuvent être spécifiques sur ces plateformes. Si vous savez exactement ce que vous recherchez, vous trouverez certainement une formation en ligne. Les sujets qui nous semblent les plus pertinents sont ceux sur la communication d’une manière générale et la prise en main des logiciels. Attention toutefois, choisissez bien vos cours, les avis laissés lorsqu’ils sont nombreux sont très fiables.

Parmi ces plateformes, vous trouverez Udemy Le site a permis la mise en ligne de plus 100 000 vidéos de cours et offre régulièrement des promotions. Openclassrooms vous permet de suivre des formations avec diplôme accrédité à la clef. My mooc  propose certains de ses cours en ligne entièrement gratuitement. La contrainte est que le contenu est disponible sur une période limité. 

Plus spécifiquement, vous pouvez trouver de manière ponctuelle des MOOC sur le spectacle vivant. En ce moment par exemple, Artcena, la FAI-AR et IN SITU ont mis en ligne Créer dans l’espace public. Une formation de 12 heures avec des vidéos, des interviews et des exercices pratiques pour en connaître davantage sur le médium et sa législation mais elle peut aussi inspirer de nouvelles œuvres. Un forum permet aussi un partage d’expériences très enrichissantes !

La recherche de financement

Le Bureau a écrit trois articles sur le sujet Petit manuel des subventions du spectacle vivantLes treize commandements des demandes de subvention dans le spectacle vivant et Recherche de financement : les autres solutions. Retenons que la recherche de financement ne se fait pas sans une bonne stratégie préalable. Elle doit être pensée en amont et l’argumentaire doit respecter les bases de votre stratégie de communication. 

Nous aurons l’occasion de faire un point sur le mécénat et les campagnes de financement participatif prochainement.

Les résidences

  Les classiques

Bien sûr, il y a toutes les résidences de création “classiques”, celles qui accueillent les artistes dans des structures de diffusion, dans des théâtres, des salles de concert que ce soit des labels nationaux, régionaux ou des salles municipales. Un accompagnement est alors créé avec les professionnels de l’institution. Il peut être artistique, technique et/ou administratif. Il convient de s’adresser directement à ces structures ou à répondre à des appels à projet. Mais l’expérience et la constitution d’un réseau sont primordiales pour entrer dans ces dispositifs. 

Sachez qu’il existe d’autres solutions plus ou moins onéreuses 

  Les écoles de niveau élémentaire et secondaire

Depuis plusieurs années, la DRAC Grand Est lance un appel à projet de résidences d’artistes en milieu scolaire. La démarche est relativement longue et complexe mais le projet peut être enrichissant.

  Les particuliers : Host an artist

Et pour ceux qui ne rentrent pas dans les clous mais qui ont un budget conséquent et pas besoin d’accompagnement. Voici une plateforme qui regroupe des logements proposés par des particuliers. Souvent privilégiés pour les résidences d’écriture, certains logements peuvent toutefois accueillir des groupes de musique, avec les installations techniques basiques. Il faudra alors négocier des contreparties avantageuses pour profiter de ce cadre. 

Les costumes et les accessoires

Certains théâtres ou compagnies prêtent les costumes des spectacles qui ne tournent plus ! Ils s’entassent et prennent la poussière alors pourquoi ne pas les prêter aux artistes locaux ?  il en est de même pour les accessoires ! Ces prêts se font de plus en plus rares (et surtout personne n’en fait la promotion) mais à vous d’être inventifs (et polis), il y a parfois des partenariats qui peuvent se créer à partir de petites choses ! 

Le matériel technique

  L’ Agence Culturelle Grand Est

On l’a évoquée un peu plus haut, l’Agence est un partenaire privilégié sur de nombreux points. Elle dispose d’un large parc de location de matériels scéniques et les conditions générales de location sont très simples et avantageuses. Il n’y a plus qu’à trouver le bon matériel, le transporter et l’utiliser convenablement ! Et ça, on vous laisse faire !

Il y a désormais deux points de retrait (et de retour) dans le Grand Est : Sélestat (Bas-Rhin) et Saint-Martin-sur-le-Pré (Marne).

  4 autres parcs de matériel scénique publics du Grand Est 

  Les entreprises privées

Pour un événement ponctuel, si vous avez besoin de matériels mais aussi de techniciens,  optez pour l’entreprise de prestation de service. Il en existe beaucoup et il sera alors plus facile de respecter un budget préalablement défini.

La communication

Nous reviendrons prochainement sur les méthodes de communication pour construire ou dépoussiérer l’image de votre spectacle.

  La stratégie

 En attendant nos articles, vous pouvez lire les articles du blog de Monsieur M : Stratégies et solutions adaptées au Spectacle vivant. Vous y retrouverez aussi des podcasts très intéressants et une newsletter ! Il propose aussi un rendez-vous gratuit pour soulever les erreurs de votre communication ! 

Pour les dossiers : Scribus

Une fois la stratégie mise en place, il faut pouvoir créer des documents clairs et lisibles adaptés à votre charte graphique. Scribus est un logiciel libre et gratuit qui permet de réaliser une multitude de fichiers web ou print ! Il est l’équivalent gratuit de Indesign pour les amateurs de la suite Adobe. Bien sûr, la comparaison est difficile car si les fonctionnalités principales sont présentes, les tâches à réaliser sont plus lentes à exécuter. 

On vous laisse découvrir toutes les fonctionnalités

Pour les photos : Gimp

Le petit frère de Scribus pour le traitement des photos.  Ses fonctionnalités sont impressionnantes. Vous pouvez ajouter des extensions d’après une bibliothèque très fournie, de quoi réaliser à peu près tout ce que vous voudrez ! Il faudra néanmoins probablement un peu de temps pour appréhender les différents outils. Pour comparer avec la suite Adobe, Gimp est l’équivalent gratuit de l’immense Photoshop. Mais il faudra probablement lire quelques pages de tuto pour vous aider.

Petit bonus : Gimp et Scribus peuvent être couplés. Lorsque vous créez un document dans Scribus vous pouvez modifier directement les photos dans Gimp sans avoir à sauvegarder plusieurs versions. Pratique. 

Pour les fichiers vectoriels : Inkscape 

Plus complexe encore, Inkscape, le Adobe Illustrator gratuit. Il permet de créer des visuels vectorisés (c’est-à-dire sans pixel et agrandissable à l’infini). Vous trouverez les articles de prise en main directement sur leur site

Pour comparaison, la suite Adobe Creative Cloud (avec tous les logiciels Adobe, dont Indesign, Photoshop et Illustrator) est à 60€ par mois et par utilisateur. C’est donc un choix à faire en fonction de vos projets !

La gestion des fichiers

  La RGPD

Si vous lisez ce paragraphe, c’est peut-être que vous avez séché le MOOC de la CNIL. On vous comprend. On pourrait presque vous dire “vous avez bien fait” parce qu’aujourd’hui il y a quelques outils plus digestes à votre disposition pour créer un document aux normes européennes. Vous trouverez un modèle de registre de traitement pour ne rien oublier. Allez, courage.

 La base de données : 3000 lieux de spectacle et 2100 festivals en France

Bon on ne l’a pas encore dit, mais on le dira prochainement dans un article spécifique à la diffusion, mais la gestion d’une liste de diffusion doit être réfléchie et travaillée, elle doit évoluer en fonction des projets. Alors, certes lascene.com propose une base de données qui répertorie une grande partie des structures de diffusion française, mais envoyer un mail à chacun n’est pas très productif. Enfin, sachez qu’une liste comme celle-ci existe et est disponible sur le site du magazine lascene.com à 99€ (mise à jour de novembre 2017).

  Les CRM en ligne

Et si vous n’êtes pas particulièrement fan des fichiers Excel qui gèrent vos contacts, vous trouverez sur internet une multitude de CRM, des logiciels de gestion de la « Relation client ». 

Nous en avons retenu un, Zoho contact manager, qui est gratuit et qui permet de gérer jusqu’à 500 contacts avec une outils de tri relativement performant. Vous pouvez probablement en trouver d’autres, n’hésitez pas à partager.

En bref

Une compagnie, un collectif ou un groupe doit souvent porter de nombreuses casquettes et supporter des responsabilités administratives difficiles. Nous espérons que cet article vous aura fait découvrir des outils ou des sites que vous ne connaissiez pas et que vous pourrez faire évoluer vos projets.

D’une manière générale, il est important de garder à l’esprit que toutes les actions de votre structure doivent être envisagées en amont. Il est nécessaire d’analyser les situations avec du recul et d’agir en conséquence. Par exemple, en communication, on ne se lance pas la création d’un flyer à partir de rien : on établit une stratégie de communication (ce flyer est-il utile ? A quoi doit-il servir ? à qui je m’adresse ? dans quel but ?…) qui permettra d’établir un plan de communication avec un calendrier et un budget de communication. La charte graphique doit être créée ou adaptée au support… Bref, tout cela peut paraître fastidieux mais ces démarches sont ô combien efficaces pour des économies et un gain de temps et certains. 

Si le temps vous manque ou si le doute persiste dans vos choix, le Bureau vous accompagne et vous soutient dans vos démarches. 

Contactez-nous

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Avez-vous lu nos articles sur la recherche de financement ?

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